Taushetsbelagt post

Taushetsbelagt post er en meldingstjeneste laget for å sende særlig sensitiv informasjon.

Hva er taushetsbelagt post i Altinn?

Taushetsbelagt post er en meldingstjeneste laget for å sende særlig sensitiv informasjon (for eksempel om enkeltpersoner knyttet til straffesaker eller barnevernssaker).

Kun de som skal saksbehandle slik sensitiv post, skal ha tilgang til å lese den. Derfor er tilgangsstyringen for taushetsbelagt post strengere enn til andre meldingstjenester. Merk at meldingen vil være usynlig i mottakerens innboks dersom ingen i virksomheten har fått tildelt tilgang via enkeltrettighet eller rolle/tilgangspakke.

Ingen får automatisk tilgang til taushetsbelagt post

For andre meldingstyper som sendes via Altinn, får de fleste nøkkelroller registrert i Enhetsregisteret hos Brønnøysundregistrene automatisk lesetilgang.

Disse nøkkelrollene er:

• Daglig leder
• Styreleder
• Innehaver
• Bestyrende reder
• Deltaker med fullt ansvar registrert på fødselsnummer (FNR)
• Deltaker med delt ansvar registrert på fødselsnummer (FNR)
• Norsk representant for utenlandsk enhet

Merk at for taushetsbelagt post blir lesetilgang ikke automatisk tildelt nøkkelroller i virksomheten (for eksempel daglig leder). Årsaken er at kun ansatte med tjenstlig behov skal kunne lese sensitive meldinger fra for eksempel fastleger, barnevern eller politi.

Alle nøkkelrollene er automatisk hovedadministrator i Altinn. Hovedadministrator kan delegere alle tilganger i Altinn, og må delegere tilgang til taushetsbelagt post for at noen skal kunne lese meldingen.

NB! Den som er hovedadministrator vil ikke kunne se eller lese taushetsbelagte meldinger, med mindre hen tildeler tilgang til seg selv.

Tilgangsstyring

På grunn av at ingen får tilgang til de taushetsbelagte meldingene automatisk, må hovedadministrator tildele rettighet til den som skal behandle eller fordele taushetsbelagt post i virksomheten. I noen tilfeller kan det være at hovedadministrator må gi seg selv tilgang – dersom det er hen selv som skal viderefordele taushetsbelagt post i virksomheten, eller selv er den som skal saksbehandle meldingen.

Det er viktig at tjenesteeiere som sender taushetsbelagt post, er bevisst på dette, og at varsler som sendes ut på SMS og/eller e‑post inneholder informasjon om hvordan mottaker får tilgang til meldingen.

Krav til utforming av taushetsbelagt post

For å sikre at rette vedkommende i virksomheten får tilgang til de taushetsbelagte meldingene, er det viktig at avsender tilpasser innholdet i meldingen slik at det er enkelt å se hva meldingen gjelder, og hvem hos mottaker som skal ha tilgang til meldingen.

Dette kan for eksempel gjøres ved å ha entydig tekst i feltet MessageTitle. Bruk navnet til riktig mottaker (for eksempel saksbehandler) dersom dette er kjent, eventuelt benytt saksnummer eller annen informasjon som kan knytte meldingen til rett person i virksomheten.

Krav til varsling ved taushetsbelagt post

Når en melding med taushetsbelagt innhold opprettes, SKAL mottakervirksomheten varsles med Notification, for å sikre at virksomheten får beskjed om at de har mottatt en taushetsbelagt melding i innboksen. Merk at meldingen vil være usynlig i mottakerens innboks dersom ingen i virksomheten har fått tildelt tilgang via enkeltrettighet eller rolle/tilgangspakke.

Varslingen må inneholde informasjon om at meldingen er taushetsbelagt, samt en beskrivelse av hva virksomheten må gjøre for å sikre at rette vedkommende får tilgang til meldingen. I praksis betyr det at varslingen bør si:

• hva meldingen gjelder (uten å oppgi personopplysninger)
• hvem som skal ha meldingen
• hvilken enkelttjeneste som må delegeres for å gi tilgang

Vi anbefaler sterkt at teksten i varselet tilpasses innholdet i forsendelsen hvis det er mulig. Hvis ikke, anbefaler vi følgende standard varslingstekst:

Purring på uåpnet taushetsbelagt post

Dersom taushetsbelagt post ikke er blitt åpnet innen 7 dager vil det sendes ut en purring til virksomheten. Purringen vil sendes ut i form av en dialog i mottakerens innboks og vil være synlig for alle med rollen eller tilgangspakken “Ordinær post til virksomheten”. Den vil inneholde en liste over hvilke instanser med taushetsbelagt post som ikke er åpnet med informasjon om avsender, dato meldingen ble publisert og hvilken tjeneste som kreves for å få tilgang.

I tillegg til at det opprettes en instans i innboksen vil det gå ut et varsel på e-post til virksomhetens varslingsadresse samt til privatpersoner som har registrert varslingsadresse for virksomheten og som har tilgang til tilgangspakken “Ordinær post til virksomheten”.

For å unngå å fylle innboksen til virksomheter med purringer om uåpnet taushetsbelagt post blir dialogen slettet når alle taushetsbelagte meldinger som er eldre enn 7 dager er åpnet.